KAKO DA EFIKASNIJE KOMUNICIRAMO?

Ova tema ima za cilj da menadžerima približi veštine efikasne komunikacije kako bi dalje mogli da ih razvijaju i ostvaruju bržu, lakšu i jednostavniju razmenu informacija, čuvajući najvažnije lične i kompanijske resurse – vreme i energiju.

Efikasna komunikacija je univerzlna veština, korisna svakoj osobi u svakoj delatnosti, a posebno je dragocena u radu menadžera i rukovidilaca. Može se demonstrirati u svakodnevnoj razmeni informacija, u razgovorima ili u pisanim porukama, počev od jedne rečenice koju izgovorimo ili napišemo, preko sastanaka, prezentacija, pregovora, do velikih projekata koje vodimo ili u kojima učestvujemo.

Osobe koje efikasno komuniciraju zapravo su vešte da sa malo reči puno kažu, da postavljaju prava pitanja, da pažljivo slušaju i da unapred otklanjaju moguće nerazumevanje; usredsređene su na postizanje ciljeva i prevazilaženje prepreka u komunikaciji čuvajući vreme i energiju svih učesnika.

Suprotno efikasnoj, neefikasna komunikacija ogleda se u nepotrebnom trošenju vremena i energije, bilo da je reč o prekobrojnim mejlovima, preopširnim porukama, nepotpunim informacijama, destruktivnim razgovorima, beskorisnim sastancima, izostanku komunikacije, ignorisanju ili mobingu. Praćena je pritiskom, stresom, negativnim emocijama i neželjenim ishodima.

Efikasna komunikacija odnosi se na četiri ključne veštine, a one su: koncizno izražavanje, postavljanje pitanja, aktivno slušanje i povratna informacija. Ovde navodimo samo neke smernice i primere koji vas mogu pokrenuti na razmišljanje i dalji razvoj.

1. Svakodnevno vežbajte konciznost („Da se reči plaćaju manje bi ih bilo“)
2. Postavljajte konstruktivna i sistematična pitanja („Ko pita ne skita“)
3. Naučite da aktivno slušate („Dobro slušanje je pola posla“)
4. Postanite ekspert za povratne informacije („Podrazumevanje = nerazumevanje“)

Svakodnevno vežbajte konciznost

Konciznost je veština koju su Spartanci izuzetno cenili i po kojoj su bili poznati. Podrazumeva kratko, jasno, jezgrovito i sadržajno izražavanje. Da bi se razvila, zahteva mentalni napor i disciplinu, zainteresovanost i istrajnost.

U konciznosti važi pravilo „Ako želite dobro govoriti, morate prvo dobro misliti“ i zaista, za ovu veštinu potrebno je razmišljanje i pažljivo biranje reči, briga o njihovom redosledu, značenju, suštini, energiji, a sem toga, spremite se na pisanje, brisanje, prepravljanje, skraćivanje, stalno unapređivanje… To svakako nije lako, ali je izuzetno korisno i, dugoročno gledano, štedi puno vremena i energije koji bi se, u suprtonom, rasipali u prazno.

Kada na radionici efikasne komunikacije direktori i menadžeri dobiju zadatak da ispričaju jednu poznatu bajku u tačno 20 reči i sa ograničenim vremenom, na zabavan način spoznaju da je konciznost veliki izazov. Zadatak deluje jednostavno, ali svi se prilično namuče dok ga urade, a neki čak ne uspeju. Osim što je zabavno, svako uvidi koliko može biti koncizniji u pisanju mejlova, prezentovanju ideja, davanju instrukcija, saopštenjima, izveštajima…

Bio jednom jedan menadžer koji se izražavao koncizno, puno razmišljao o onome što govori, pisao, brisao, prepravljao, istrajavao i uspeo! (Bajka o konciznosti u 20 reči)

Neko je rekao: „Da se reči plaćaju manje bi ih bilo“, pa razmislite malo o tome. Da li bismo pažljivije birali reči i sažetije se izražavali da moramo da platimo?!

Imajući sve ovo na umu možete da proverite kako stojite sa konciznošću pomoću jednostavnih vežbi. U tačno 20 reči (ni manje ni više) i sa vremenom za pripremu od 5 minuta ispričajte – poznatu bajku / neku anegdotu / doživljaj sa putovanja / film, predstavu ili knjigu/ strategiju kompanije / projekat na kom radite… Možda vas ishod iznenadi!

Ako bih vas pitala koliko pažnje obraćate na to u kojoj se meri koncizno izražavate kada pišete mejlove, razgovarate, postavljate pitanja, odgovarate, kada vodite sastanke, prezentujete, izveštavate, saopštavate… šta biste mi rekli? I šta je to što možete da promenite već danas?

Postavljajte konstruktivna i sistematična pitanja!

Narodna mudrost kaže „Ko pita ne skita“ i ukazuje na to da se do cilja najbrže stiže ako pitamo. Tako je i u poslu, zar ne!

Pitanja pomažu da se razumemo, usaglasimo, pojasnimo, potvrdimo, proverimo… ondnosno, da što brže dođemo do cilja i sa što manje izgubljenog vremena i energije.

Odsustvo pitanja vodi nas obilaznim putem na kom, usled nerazumevajna, nejasnoća, neusaglalšenosti, dolazi do raznih neželjnih ishoda, nepotrebnih grešaka, probijanja rokova, odloženog donošenja odluka, konflikata, stresa i nepoželjnih emocija.

Iz iskustva znam da među zaposlenima ima puno onih koji ne postavljaju pitanja, čak i kada im zadaci nisu jasni ili kada se ne slažu, već radije ćute ili odobravaju, a kao glavni razlog navode strah (od konflikta, greške, neuspeha, tuđeg mišljenja itd…).

Ono što se potvrdilo kao pravilo jeste da taj strah nestaje uporedo sa sticanjem znanja i veština za konstruktivno i sistematično postavljanje pitanja.

Prodajna tehnika zlatno grumenje

Ne znam da li ste čuli za prodajnu tehniku „zlatno grumenje“, ja sam odavno upoznata sa njom i puno mi je pomogla u karijeri. Odnosi se na konstruktivno i sistematično postavljanje pitanja i pažljivo slušanje odgovora sa ciljem da se sakupi što više „zlatnog grumenja“ koje se potom koristi za kreiranje najbolje ponude.

Nedavno sam prisustvovala sastanku za izbor edukatora na koji su me pozvali vlasnici projekta kako bi me bolje upoznali, dajući mi svega petnaestak minuta za predstavljanje. Setila sam se ove tehnike. Sastanak je trajao čitava dva sata, a za to vreme ja sam „samo“ postavljala konstruktivna i sistematična pitanja. O sebi nisam rekla ni reč! Nakon toga napravila sam ponudu, a oni su mi javili da sam dobila posao.

Slično ovoj tehnici u koučingu postoiji koristan alat za postavljanje pitanja pod nazivom „Hijerarhija ideja“, koji se sve više koristi u poslu radi pokretanja ličnih i timskih resursa i povećanja efikasnosti. U najkraćem ovaj alat, omogućava vođenje komunikacije u tri pravca – ka vrhu – pitanja svrhe, ciljeva, efekata, – ka dnu –pitanja o detaljima, sitnicama i konkretnim aktivnostima i bočno – pitanja o alternativama, opcijama i mogućnostima.

Na primeru jednog zadatka (ili projekta) koji vodite (ili u kom učestvujete) možete da postavite neka od ovih pitanja (sebi ili kolegama) i tako popunite mozaik delićima koji nedostaju…

Koja je svrha tog zadatka/projekta? Koji su dugoročni efekti? U kakvom je odnosu misijom/vizijom/vrednostima? Zašto ga radite? Koji su očekivani ishodi?

Kako ćete ga tačno realizovati? Ko su učesnici? Koji su rokovi? Gde se realizuje? Kakva je podela odgovornosti? Kako ćete pratiti realizaciju? Po čemu ćete znati da je uspešno realizovan? Koje su moguće prepreke? Kako ćete ih prevazići?

Koje opcije imate za realizaciju? Šta je alternativa tom zadatku? Šta ako ne uspete? Šta ako uspete? Šta se menja uspehom zadatka/projekta? Kako ćete proslaviti uspeh? Šta posle?

Ako bih vas zamolila da se setite svojih razgovora sa prijateljima, šta biste odgovorili na pitanje – da li tokom razgovora više konstatujete ili više pitate? Da li postavljate otvorena ili zatvorena pitanja? Da li vaši razgovri imaju cilj, svrhu, poentu ili su stihijski? Možda i vi primetite ono što sam ja – da se svakodnevna komunikacija polako svodi na naizmenično izjavljivanje i konstatovanje stvari od strane sagovornika, često bez jasnog cilja, svrhe i poente, sa malo ili nimalo otvorenih, konstruktivnih, podsticajnih pitanja…

 A kako razgovarate sa nadređenima? A kako sa timom? Na čemu možete da poradite već danas?

Sve to i mnogo drugih korisnih stvari možete da naučite na programu Menadžment komunikacija

Pomislimo samo kako bi bilo da svako od nas u svakom danu – bar polovinu radnog vremena svesno radi na unapređenju efikasnosti – da sa manje reči više kažemo, da više pitamo, da aktivnije slušamo, da kvalitetnije dajemo i prihvatamo povratne informacije, da vodimo kraće sastanke, kvalitetnije razgovore, pišemo sažetije mejlove, šaljemo jasnije poruke… Koliko bismo samo uštedeli vremena i energije!

Autor:Verica Mijović

Trener poslovnih i razvojnih veština

Beograd, februar 2020.